Kassenbuch für Vereine und Elternbeiräte, Excel- und Google-Tabellen, Bankabstimmung und Budgetbericht (Digitaler Download)

Tabellenkalkulation für Vereins-, Elternbeirats- und gemeinnützige Organisationen – Excel und Google Sheets, mit einem ganzen Arbeitsjahr

Jemand hat Ihnen einen Schuhkarton, eine Bankkarte und ein Notizbuch überreicht, und jetzt sind Sie der Schatzmeister.

Mit dieser Datei kommen Sie gut durchs Jahr, ohne die Hauptversammlung zu fürchten: ein Hauptbuch, ein echter Bankabgleich, die Gewinn- und Verlustrechnung jedes einzelnen Spendensammlers und ein einseitiger Bericht zum Ausdrucken und Unterschreiben.

DER FEHLER, DASS ES EXISTIERT, UM ZU STOPPEN

Ihr Weihnachtsladen nimmt 1.310 Dollar in bar ein. Eine Woche später bringt jemand das Geld zur Bank und verbucht eine Einzahlung von 1.310 Dollar. Ihre Buchhaltung weist nun einen Umsatz von 2.620 Dollar aus.

Das Überweisen von eigenem Geld vom Sparschwein auf das Bankkonto gilt als Überweisung, nicht als Einkommen. Es ist der unauffälligste und häufigste Fehler in der Buchhaltung kleiner Organisationen, bleibt meist ein ganzes Jahr unentdeckt und wird in der Regel von der Person entdeckt, die die Buchhaltung übernimmt.

Diese Datei führt Bank und Bargeld in separaten Spalten und ordnet sie der Kategorie „Überweisung“ zu. Die beiden Zeilen heben sich gegenseitig auf. Ihr Gesamtguthaben ändert sich nicht, Ihr Einkommen steigt nicht an, und die Bankspalte zeigt weiterhin die Einzahlung an, sodass sie im Abgleich gefunden werden kann.

DIE ZEHN REIFEN

Einrichtung – Ihr Name, der erste Tag des Jahres, Ihr Anfangskonto und Bargeldbestand sowie die Kategorien, in die alles sortiert wird. Benennen Sie diese Felder um, und die gesamte Datei wird automatisch angepasst.
Transaktionen – der einzige Tab, in dem Geldbeträge erfasst werden. 400 Zeilen. Ein- und Auszahlungen in separaten Spalten, denn Tabellenkalkulationen von Schatzmeistern, die nur eine einzige Spalte mit Unterschrift verwenden, sind zum Scheitern verurteilt.
Budget vs. Ist – geplante Werte werden mit tatsächlichen Werten verglichen, Kategorie für Kategorie, wobei die Differenz immer in der für diese Art von Linie üblichen Richtung angezeigt wird.
Abstimmung – Saldo der Kontoauszüge, Einzahlungen in Bearbeitung, nicht eingelöste Schecks und eine Differenz am Ende, die null sein sollte.
Spendenaktionen — 20 Veranstaltungen, jede mit eigenen Einnahmen, Kosten, Nettoergebnis, Pro-Kopf-Zahl und Return on Spend.
Mitglieder und Beiträge – 100 Zeilen. Wer schuldet was, wer hat bezahlt und die Liste der ausstehenden Beiträge.
Monat für Monat – zwölf Monate ab Ihrem eigenen Startdatum, mit der Bank und der Dose jeweils am Monatsende.
Kassenbericht – Monat auswählen, ausdrucken, unterschreiben. Eine Seite.
Dashboard – vier Diagramme. Nichts geschrieben.
Hier geht es los – die Anleitung finden Sie sowohl im Arbeitsbuch als auch in der PDF-Datei.

DIE RICHTIG DURCHGEFÜHRTE VERSÖHNUNG

Markieren Sie in jeder Zeile des Kontoauszugs „Abgestimmt“ und geben Sie anschließend den Endsaldo exakt so ein, wie er auf dem Kontoauszug gedruckt ist. Die Datei addiert die noch nicht gutgeschriebenen Einzahlungen, entfernt die nicht eingelösten Schecks und vergleicht das Ergebnis mit Ihrem Hauptbuch.

Null bedeutet, dass sie übereinstimmen. Wenn die Differenz genau durch 9 teilbar ist, wurden zwei Ziffern vertauscht – das ist ein alter Trick in der Buchhaltung und stimmt in etwa vier von fünf Fällen.

Das ausgearbeitete Beispiel ergibt eine Null-Summe, obwohl sich noch ein nicht eingelöster Scheck und eine Einzahlung in Bearbeitung darin befinden. So können Sie beide Mechanismen in Aktion sehen, anstatt nur darüber zu lesen.

VERANSTALTUNGEN, DIE KEIN GELD EINBRINGEN

Verknüpft man eine Transaktion mit einer Veranstaltung, erscheint sie im Tab „Spendenaktionen“. Im Beispiel verliert der Sporttag 359,75 $. Das ist kein Fehler. Manche Veranstaltungen sind keine Spendenaktionen, und es ist ratsam, dies zu klären, bevor das Komitee einen weiteren Samstag dafür aufwendet.

ZWEI KOPIEN IM DOWNLOAD
Eine Arbeitsmappe enthält ein komplettes Schuljahr – mit einer realistisch wirkenden Elternvereinigung, 113 Einträgen, sieben Spendenaktionen und dreißig Mitgliedern –, sodass Sie sehen können, was in jeder Spalte erwartet wird, bevor Sie etwas bearbeiten. Die zweite Datei ist identisch und komplett leer: dieselben Registerkarten, dieselben Formeln, dieselben Diagramme, die Kategorien sind bereits vorhanden und bereit für Ihren ersten Eintrag. Beginnen Sie mit der Datei, die Ihnen besser passt.

FUNKTIONIERT MIT
Microsoft Excel 2016 oder neuer, Windows oder Mac. Google Tabellen – Dateien hochladen und mit Google Tabellen öffnen; alle Formeln funktionieren, die Dropdown-Menüs sehen etwas anders aus, die Druckeinstellungen werden nicht übernommen. LibreOffice. Keine Makros, keine Add-ons, keine Anmeldung erforderlich.

Faire Limits – bitte vor dem Kauf lesen
Es handelt sich nicht um doppelte Buchführung. Keine Saldenliste, keine Journale. Für einen Verein mit Bankkonto und Kasse ist das die richtige Anzahl an Maschinen. Für alles mit Lohnabrechnung nicht.
Es handelt sich weder um eine Steuererklärung noch um eine Spendenmeldung. Die Meldepflichten für gemeinnützige Organisationen variieren je nach Land und Status. Dieses Tool liefert die für Ihre Steuererklärung benötigten Zahlen; es meldet selbst nichts an.
- Eine Organisation pro Datei. Zwei Vereine bedeuten zwei Kopien.
Es liest nicht die Uhrzeit Ihres Computers aus. Jede bisherige Zahl wird ab einem Datum im Setup-Tab gezählt. Das ist Absicht: Eine Datei, die sich jeden Morgen ändert, ist eine Datei, der man nicht mehr vertraut.
- Kapazität: 400 Transaktionen, 22 Kategorien, 20 Veranstaltungen, 100 Mitglieder, 12 Monate.

WAS ANKOMMT
Zwei .xlsx-Arbeitsmappen und eine leicht verständliche „Hier starten“-Anleitung als PDF. Sofortiger Download – keine App, kein Login, keine monatlichen Gebühren.

Ich frage nie nach Shop-Zugang. Kein Passwort, keine Einladung des Managers, keine App-Berechtigungen. Sie laden eine Datei herunter; das ist die gesamte Transaktion.

Lizenz: Nur für Ihre eigene Organisation. Weiterverkauf oder Weitergabe der Datei ist nicht gestattet.

Stimmt etwas nicht? Schreib mir über Etsy und ich repariere die Datei.