Hoja de cálculo para el seguimiento de la carga de trabajo del terapeuta / Seguimiento de autorizaciones de seguros y tarifas por inasistencia / Hojas de cálculo de Excel y Google Sheets para consultorios privados

Descripción del vendedor

Mantén toda tu cartera de clientes en una sola hoja de cálculo: quiénes están activos, quiénes tienen una autorización de seguro que está a punto de caducar, quiénes te deben dinero y qué clientes en lista de espera no han tenido noticias tuyas en un tiempo.

El Rastreador de Casos del Terapeuta es un libro de trabajo protegido, basado en fórmulas, para terapeutas y consejeros que trabajan de forma independiente en consulta privada. Funciona en Excel y Google Sheets, utiliza únicamente códigos de identificación de clientes (sin nombres ni notas clínicas) y no incluye macros ni complementos.

QUÉ HACE
• Pestaña Clientes: una fila por ID de cliente (capacidad para 200). Estado (Lista de espera, Admisión, Activo, Dado de alta), último contacto, fuente de derivación, fechas de admisión y consentimiento, pagador, número de autorización, visitas autorizadas, fechas de autorización, tarjeta registrada y política de inasistencia firmada.
• Pestaña Sesiones: una fila por sesión (sala para 1000 personas). Fecha, ID del cliente (menú desplegable), tipo de sesión, duración, código CPT, importe cobrado, importe pagado, método de pago, asistencia (Asistió, Cancelación tardía <24h, No se presentó), tarifa cobrada y tarifa recaudada.
• Pestaña Autorizaciones: se completa automáticamente. Se muestran las visitas utilizadas (sesiones a las que se asistió con fecha dentro de la autorización), las visitas restantes, los días hasta la fecha de finalización y el estado: OK, Pocas visitas, Finaliza en N días o CADUCADO. Las alertas se activan por defecto cuando quedan 3 visitas o 30 días para la fecha de finalización; puede modificar ambos valores.
• Pestaña Tarifas y saldos: saldo por cliente con antigüedad (0-30, 31-60 y más de 60 días por defecto, según un umbral que usted establezca) y un indicador de Vencido, además de un registro de cargos por no presentarse y cancelación tardía. Los importes de los cargos se completan desde su Configuración (valores predeterminados: $75 por cancelación tardía, $100 por no presentarse), con la opción de anular cualquier sesión.
• Panel de control: casos activos, admisiones en curso, lista de espera, lista de espera inactiva (más de 14 días sin contacto por defecto), alertas de autorización, autorizaciones que finalizan en los próximos 30 días, saldo total pendiente, saldo vencido y cargos impagos. Una lista de "Requiere atención" con código de colores de hasta 20 clientes con el motivo, además de una tabla y un gráfico de 12 meses de lo cobrado frente a lo facturado.
• Listas y configuración: edite sus pagadores, tipos de sesión, códigos CPT, tarifas y umbrales de alerta.
• Cada pestaña está protegida sin contraseña, por lo que las fórmulas no se pueden sobrescribir accidentalmente. Las celdas de entrada permanecen editables.

LO QUE RECIBES
1. Un archivo zip con: un libro de trabajo de EJEMPLO (.xlsx) con clientes y sesiones ficticias para que pueda ver cómo funciona cada alerta; un libro de trabajo EN BLANCO (.xlsx), el mismo libro de trabajo vacío y listo para su carga de casos; y la Guía de configuración y las Preguntas frecuentes (PDF).
2. La guía de configuración y las preguntas frecuentes en un archivo PDF aparte.
3. Un PDF de una página con instrucciones para empezar: cómo descomprimir y abrir los archivos.
Etsy no puede entregar archivos .xlsx directamente, por lo que los libros de trabajo vienen dentro de un archivo zip.

CÓMO FUNCIONA EN EXCEL Y HOJAS DE HOJAS DE GOOGLE
• Excel 2016 o posterior / Microsoft 365 (Windows y Mac): descomprima el archivo descargado, abra el libro de trabajo en blanco y haga clic en Habilitar edición. No contiene macros, por lo que no se le pedirá que las habilite.
• Hojas de cálculo de Google: descomprime el archivo .xlsx, súbelo a Google Drive, ábrelo y selecciona Archivo > Guardar como Hojas de cálculo de Google. Las fórmulas, los menús desplegables y las alertas de color se conservan. La protección de hojas de cálculo de Excel no se mantiene, y la guía de configuración muestra cómo volver a proteger las columnas de fórmulas.
• Linux: utilice Google Sheets o LibreOffice Calc.
• Apple Numbers: las fórmulas se calculan, pero es posible que las alertas de color y algunos menús desplegables no se importen. Para una experiencia completa, utilice Excel o Google Sheets.

PARA QUIÉN ES
Terapeutas y consejeros independientes (por ejemplo, LPC, LCSW, LMFT o psicólogos) que facturan a clientes o aseguradoras y desean un espacio sencillo y privado para gestionar la logística de sus casos, autorizaciones y saldos. Está diseñado para un solo profesional; un consultorio grupal con varios profesionales se beneficiaría más de un sistema de gestión de consultorio.

ES BUENO SABERLO
• Realiza un seguimiento de una autorización activa por cada fila de cliente. Para una segunda autorización simultánea, utilice un segundo ID (por ejemplo, C-101-B).
• El panel de control agrupa los ingresos por fecha de sesión, no por la fecha en que se recibió el pago.
• El recuento de días utiliza la fecha actual y se actualiza automáticamente.

PRIVACIDAD
Solo se admiten códigos de identificación de cliente. No hay campos para nombres, fechas de nacimiento, diagnósticos ni notas clínicas, así que no los añada. Esta es una hoja de cálculo organizativa, no un sistema de historia clínica electrónica, un servicio de facturación ni una solución para el cumplimiento de la normativa HIPAA.

NO INCLUIDO
Notas o documentación clínica, presentación de reclamaciones, historia clínica electrónica, macros o asesoramiento legal, de facturación, fiscal o clínico.

DESCARGA INMEDIATA
Tus archivos estarán disponibles en tu página de Descargas de Etsy tan pronto como se confirme tu pago. No se envía ningún producto físico.

LICENCIA
Una licencia por comprador, para uso exclusivo en su consulta. No revenda, comparta ni redistribuya los archivos. ¿Necesita copias para más de un profesional? Contáctenos antes de comprar.

NOTA DE DISEÑO
Diseñado por Sparta Labs. Se utilizaron herramientas de IA para la creación y documentación de esta plantilla. Todos los datos de muestra son ficticios.

¿PREGUNTAS?
Contáctanos a través de Etsy. Por favor, nunca envíes información de clientes.