Spreadsheet voor vastgoedbeheerder, sjabloon voor huurlijst en eigenaarsoverzicht voor appartementencomplexen, tracker voor beheerkosten en -uitgaven, Excel Google Sheets

Beheer uw volledige verhuurportefeuille vanuit één bestand – een werkmap voor vastgoedbeheerders van gebouwen met meerdere wooneenheden en meerdere eigenaren, die werkt in Microsoft Excel én Google Sheets. Voor vastgoedbeheerders, medeverhuurders van langetermijnverhuur en verhuurders die wooneenheden beheren voor familie of cliënten, in de VS, Canada of waar dan ook (de valuta is slechts een aanduiding).

Gebouwd voor maximaal 10 panden, 50 wooneenheden en 10 eigenaren/cliënten.

★ WAT JE KRIJGT
• INSTELLINGEN – uw eigendommen, eigenaren en wooneenheden op één plek. Elke wooneenheid behoort tot een pand en een eigenaar en heeft zijn eigen beheerkosten: een percentage van de geïnde huur, een vast maandelijks bedrag of geen. Gemengde tariefafspraken voor één eigenaar zijn mogelijk.
• HUUROVERZICHT – 100 huurcontracten: huurder, begin- en einddatum huurcontract, maandelijkse huur, ingehouden borg, status (Bewoond, Opzegging, Leegstaand, Vorige huurder) en een saldo van het voorgaande jaar. De verschuldigde huur tot op heden, de betaalde huur tot op heden, het openstaande bedrag en huurwaarschuwingen worden voor u berekend.
• BETALINGSLOGBOEK – 1.000 regels: datum, eenheid, bedrag, betaalmethode en de maand waarin de betaling plaatsvindt. Gedeeltelijke betalingen, late betalingen en vooruitbetalingen worden verwerkt – een betaling van juli die in augustus wordt ontvangen, telt nog steeds mee voor juli.
• KOSTENLOGBOEK – 1.000 rijen met 15 bewerkbare categorieën, ruimte voor 20 (reparaties, schoonmaak & wisseling van huurders, nutsvoorzieningen, verzekering, onroerendezaakbelasting, VvE-kosten, tuinonderhoud & sneeuwruimen en meer). Wijs een kostenpost toe aan één wooneenheid of aan het hele pand, waarna deze gelijk verdeeld wordt over de wooneenheden van dat pand, zodat elke eigenaar zijn of haar aandeel draagt. Geef aan wie de kosten heeft betaald: u (afgetrokken van de huur van de eigenaar) of de eigenaar zelf.
• PRINTBAAR EIGENAARSOVERZICHT – kies een eigenaar en een maand: ontvangen huur, uw beheerkosten, betaalde kosten, NETTO VOOR DE EIGENAAR, een regel per wooneenheid en elke kostenpost met het aandeel van de eigenaar. Print het of sla het op als PDF en verstuur het.
• PORTFOLIODASHBOARD – volledig jaar of elke maand: bezettingsgraad en leegstand, een lijst met achterstallige betalingen (verschuldigde versus betaalde huur, grootste saldo eerst), huurcontracten die binnen 60 of 90 dagen aflopen, inkomsten, uitgaven en netto-exploitatieopbrengsten per pand, uw beheersvergoeding per eigenaar en per maand, en 3 grafieken.
• JAAROVERZICHT – per pand EN per eigenaar: ontvangen huur, beheerkosten, kosten per categorie, netto-exploitatieopbrengst (NOI), netto overgemaakt, verschuldigde huur en aangehouden borgsommen – voor eigenaren en hun accountants
• CONTROLEER de kolommen die onbekende eenheden, dubbele eenheden, twee lopende huurcontracten voor één eenheid, overlappende huurcontracten, einddata vóór begindata, betalingen die niet door het huurcontract worden gedekt, typefouten en tekst die in numerieke cellen is getypt, markeren.
• BEGIN HIER handleiding met eenvoudige definities – binnen ongeveer 15 minuten klaar voor gebruik

★ HOE HET WERKT
1. Download het .xlsx-bestand direct na aankoop (Etsy › Aankopen › Bestanden downloaden).
2. Open het bestand in Excel – of upload het naar Google Drive en kies Bestand › Opslaan als Google Sheets.
3. Voeg uw eigendommen, eigenaren en wooneenheden toe, verwijder de duidelijk gemarkeerde VOORBEELD-gegevens en registreer huur en kosten zodra deze zich voordoen.

★ DETAILS
• Digitale download – er wordt niets verzonden
• Bestand: 1 × .xlsx (Excel 2010+ / Google Sheets; geen macro's, geen add-ons, geen abonnement)
• Bestand voor maximaal 10 objecten, 50 wooneenheden, 10 eigenaren, 100 huurcontracten, 1.000 betalingen en 1.000 uitgaven per jaar; werkt met elke valuta.
• De huur wordt berekend voor elke volledige of gedeeltelijke maand van de huurovereenkomst (geen proratering); vaste kosten gelden tot de ingangsdatum van uw huurovereenkomst en kunnen worden in- of uitgeschakeld voor leegstaande woningen.
• Formule voor formule getest met voorbeeldgegevens, lege gegevens, gedeeltelijke betalingen, leegstand, aflopende huurcontracten en uitzonderlijke gevallen – in LibreOffice en live in Google Sheets.
• Geen vastgoedbeheersoftware en niet gekoppeld aan een bank of platform.

★ AI-OPENBAARMAKING
Deze template is door mij ontworpen met behulp van AI-tools (voor het opstellen van formules, lay-out en tekst), en vervolgens gecontroleerd en getest voordat deze te koop werd aangeboden.

★ BELANGRIJK
Dit is een hulpmiddel voor het bijhouden van gegevens, geen fiscaal, juridisch of boekhoudkundig advies. Het jaaroverzicht bevat alleen algemene opmerkingen: Amerikaanse eigenaren rapporteren huurinkomsten en -uitgaven doorgaans op Bijlage E (IRS-publicatie 527), en de IRS-instructies voor Formulier 1099-MISC vermelden dat een vastgoedbeheerder die huur int voor een eigenaar, de aan de eigenaar betaalde huur moet rapporteren op Formulier 1099-MISC. Canadese eigenaren rapporteren huurinkomsten doorgaans op Formulier T776 (CRA-handleiding T4036), en als een eigenaar geen ingezetene van Canada is, stelt de CRA dat de agent die de huur int (zoals een vastgoedbeheerder) doorgaans belasting voor niet-ingezetenen moet inhouden en NR4-formulieren moet uitreiken (handleiding T4061). Drempels, tarieven en uitzonderingen variëren en zijn afhankelijk van de situatie, en de regels voor trustrekeningen en vergunningen voor vastgoedbeheerders verschillen per staat en provincie. Raadpleeg de actuele richtlijnen van de IRS of CRA, of vraag advies aan een belastingadviseur.

Licentie: voor eigen gebruik binnen uw bedrijf – gebruik het voor alle panden en eigenaren die u beheert. Gelieve het bestand niet door te verkopen of te delen. Digitale producten kunnen niet worden geretourneerd, maar als er iets niet werkt, stuur me dan een bericht en ik zal het oplossen.