Documentbeheerregister | Excel- en Google Sheets-QMS-sjabloon | Geautomatiseerd dashboard

DOCUMENTBEHEERSYSTEEM – EXCEL- & GOOGLE SHEETS-SJABLON

Beheer uw interne en externe documenten met één overzichtelijk documentbeheersysteem, speciaal ontworpen voor kwaliteitsteams, laboratoria, consultants en bedrijven die een duidelijke manier nodig hebben om de status, revisies, beoordelingsdata en gecontroleerde documenten te beheren.

Deze digitale sjabloon bevat een live dashboard, gedetailleerde interne en externe documentregisters, een ingebouwde handleiding, een leeg Excel-werkblad, een Excel-werkblad met voorbeelden en een link naar een Google Sheets-versie. Zo kunt u beginnen met een leeg bestand of precies zien hoe het systeem werkt voordat u uw eigen gegevens invoert.

WAT U ONTVANGT

✓ 1 leeg Excel-werkblad
Begin met een leeg sjabloon en voeg uw eigen documenten toe.

✓ 1 Excel-werkmap met voorbeelden
Bevat voorbeeldgegevens zodat u direct begrijpt hoe elk onderdeel werkt. U kunt de voorbeeldgegevens eenvoudig verwijderen of vervangen door uw eigen gegevens.

✓ 1 Google Sheets-link
Werk je liever online? Er is ook een Google Sheets-versie beschikbaar.

✓ 4 gebruiksklare tabletten

Dashboard
Interne documenten
Externe documenten
Gids
SMART DOCUMENT CONTROL DASHBOARD

Krijg snel een overzicht van uw documentbeheersysteem zonder lange registers te hoeven doorzoeken.

Het dashboard vat automatisch belangrijke informatie samen, zoals:

Totale interne documenten
Actieve documenten
Geannuleerde documenten
Documenten die worden herzien
Ontwerpdocumenten
Verlopen revisiedata
Documenten moeten binnen 30 dagen worden ingediend.
Totale externe documenten
Actuele / niet-actuele documenten
Documenten die beoordeling vereisen
Controle van externe documenten die te laat zijn ingediend
Gearchiveerde documenten
Recent bijgewerkte interne documenten
Recent bijgewerkte externe documenten

Dit biedt u een helder managementoverzicht voor de dagelijkse documentcontrole, interne beoordelingen, audits en kwaliteitsbewaking.

INTERN DOCUMENTENREGISTER

Houd uw interne documenten overzichtelijk bij elkaar in één gestructureerd register.

Volggegevens, waaronder:

Documentcode
Documentnaam
Documenttype
Uitgiftedatum
Revisienummer
Revisiedatum
Opgesteld door
Goedgekeurd door
Distributielocaties
Documentstatus
Revisieoverzicht / Aangebrachte wijzigingen
Volgende revisiedatum
Gerelateerde documenten
Opslaglocatie
Aantal exemplaren
Notities

Ideaal voor het beheren van procedures, werkinstructies, formulieren, beleidsdocumenten, handleidingen en andere intern gecontroleerde documenten.

EXTERNE DOCUMENTENREGISTER

Beheer normen, regelgeving, externe methoden, handleidingen, richtlijnen en andere externe referenties in een speciaal daarvoor bestemd register.

Spoor:

Documentnummer / Code
Documentnaam
Uitgevende organisatie
Onderwerp / Omvang
Huidige versie:
Publicatie-/updatedatum
Toegang tot de locatie
Controleer frequentie
Laatste controledatum
Volgende controledatum
Gecontroleerd door
Status
Toepassingsgebied
Notities / Acties

Statusvelden maken het gemakkelijker om documenten te identificeren die actueel, niet actueel, gecontroleerd moeten worden of gearchiveerd zijn.

INGEBOUWDE HANDLEIDING

Een speciaal tabblad 'Handleiding' is toegevoegd om u te helpen de structuur van het werkblad, de statusdefinities, de logica van het dashboard en de aanbevolen workflow te begrijpen.

Je hoeft de spreadsheet niet helemaal zelf te maken; bekijk gewoon de voorbeeldversie en vervang de voorbeeldgegevens door je eigen informatie.

EXCEL + GOOGLE SHEETS

Het pakket bevat zowel Excel-bestanden als toegang tot een Google Sheets-versie.

Er is geen extra software voor documentbeheer nodig.

Voor de beste kijk- en bewerkingservaring, met name bij het werken met de uitgebreide interne en externe documentregisters, wordt een desktop- of laptopcomputer aanbevolen.

VOORBEELDGEGEVENS INBEGREPEN

Het voorbeeldwerkboek dat in de productafbeeldingen wordt getoond, is bijgevoegd om te demonstreren hoe het systeem werkt.

De getoonde namen, documentcodes, statussen, datums, organisaties en andere gegevens zijn slechts voorbeelden.

Je kunt ze verwijderen en vervangen door je eigen gegevens.

BELANGRIJKE INFORMATIE

• Dit is een digitaal product. Er wordt geen fysiek product verzonden.
• Microsoft Excel-software is niet inbegrepen.
• Mogelijk is een Google-account vereist om Google Sheets te gebruiken.
• De bestanden kunnen worden bewerkt.
• Voorbeeldgegevens kunnen worden verwijderd of gewijzigd.
• Kleuren, tekst, invoer en veel werkbladvelden kunnen worden aangepast aan uw workflow.
• Deze sjabloon is ontworpen ter ondersteuning van documentbeheer en kwaliteitsmanagementworkflows; het is geen officieel ISO-document en biedt op zichzelf geen garantie voor certificering, accreditatie of naleving van de regelgeving.

HULP NODIG?

Als je vragen hebt over de bestanden, de installatie of het gebruik van de sjabloon, stuur me dan gerust een bericht via Etsy.

Ik help je graag.

Bedankt voor uw steun aan mijn kleine winkeltje!

Ik hoop dat dit documentbeheersysteem u helpt tijd te besparen, georganiseerd te blijven en uw documenten gemakkelijker te kunnen beoordelen en beheren.