Nebenkostenabrechnung Vorlage Excel 2027, Betriebskostenabrechnung Vermieter, Mieterwechsel, Leerstand, Google Sheets, Deutsch

Deine Nebenkostenabrechnung als Vorlage für Excel und Google Sheets, auf Deutsch: Du trägst Wohnungen, Mieter und Kosten ein, die Datei verteilt alles nach dem gewählten Umlageschlüssel und füllt für jeden Mieter eine druckfertige Abrechnung auf einer A4-Seite.

Für private Vermieter mit einem Haus und 1 bis 10 Wohnungen. Ohne Vorkenntnisse in Tabellen: gelbe Felder ausfüllen, der Rest rechnet.

WAS DU BEKOMMST
✓ Startseite mit Abrechnungsfrist und Ampel: 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums muss die Abrechnung beim Mieter sein. Die Datei rechnet das Datum aus und zeigt, wie viele Tage bleiben
✓ Prüfmeldungen in Klartext, z. B. „Bei 2 Kostenarten fehlt der Umlageschlüssel.“ oder „Bei 1 Einheit überschneiden sich Mietzeiten.“ Wenn alles stimmig ist: „Keine Auffälligkeiten gefunden.“
✓ Einheiten & Mieter: bis 10 Wohnungen mit Wohnfläche und optional Miteigentumsanteil, bis 20 Mietverhältnisse mit Ein- und Auszug, Personen und Vorauszahlung
✓ Mieterwechsel und Leerstand: Alle Kosten werden nach Tagen geteilt. Jeder Mieter zahlt nur für seine Zeit, den Anteil für leere Tage trägst du
✓ Kosten: die Betriebskostenarten nach § 2 Betriebskostenverordnung schon eingetragen, von Grundsteuer, Wasser, Müll und Hausreinigung bis Versicherung und Hauswart. Je Zeile ein Tipp, was dazugehört
✓ 6 Umlageschlüssel per Auswahl: Wohnfläche, Personen, Einheiten, Miteigentumsanteil, Verbrauch / direkt, nicht umlegen
✓ Heizung und Warmwasser: Beträge je Mieter direkt aus der Abrechnung des Messdienstes übernehmen. Was übrig bleibt (z. B. Leerstand), zeigt die Datei als deinen Anteil
✓ Kontrollbereich für nicht umlagefähige Kosten wie Verwaltung und Reparaturen, damit sie nicht aus Versehen in der Abrechnung landen
✓ Rechenblatt „Verteilung“ mit jedem Rechenschritt und einer Rechenprobe: Mieteranteile plus Leerstand ergeben den Gesamtbetrag
✓ Abrechnung je Mieter auf einer A4-Seite: Abrechnungs- und Nutzungszeitraum, alle Kostenarten mit Gesamtkosten, Schlüssel, Anteil und Betrag, abzüglich Vorauszahlungen, Nachzahlung oder Guthaben in Klartext, Zahlungsziel und Bankverbindung
✓ Optionale Aufstellung der anteiligen Arbeitskosten nach § 35a EStG (z. B. Treppenhausreinigung, Gartenpflege, Schornsteinfeger) für die Steuererklärung deiner Mieter
✓ Anleitung direkt in der Datei und Beispieldatei mit einem erfundenen Dreifamilienhaus zum Ausprobieren

SO EINFACH GEHT'S
1. Haus, Abrechnungszeitraum und deine Daten eintragen
2. Wohnungen und Mieter eintragen, bei einem Wechsel mit Ein- und Auszugsdatum
3. Kosten und Umlageschlüssel eintragen, Heizkosten je Mieter vom Messdienst übernehmen
4. Mieter auswählen, Abrechnung drucken oder als PDF speichern, fertig

Gelbe Felder zum Eintragen, graue Felder rechnen automatisch. Die Formeln sind geschützt (ohne Passwort), damit nichts kaputtgeht.

LIEFERUMFANG (SOFORT-DOWNLOAD)
• Nebenkostenabrechnung.xlsx: die leere Vorlage
• Nebenkostenabrechnung_Demo.xlsx: dieselbe Vorlage mit Beispielhaus
• Kurzanleitung.pdf: Schritt für Schritt erklärt

KOMPATIBILITÄT
• Microsoft Excel (Windows und Mac, ab Excel 2010)
• Google Sheets (kostenlos, im Browser)
• LibreOffice Calc (kostenlos)
Nur Standardformeln, keine Makros.

HÄUFIGE FRAGEN
Für welches Jahr ist die Vorlage?
Für jedes Jahr. Du wählst den Abrechnungszeitraum selbst, meist das Kalenderjahr, z. B. 2026 mit Frist bis Ende 2027. Für das nächste Jahr kopierst du die Datei und änderst Zeitraum und Beträge.

Rechnet die Vorlage die Heizkosten nach Verbrauch aus?
Nein. Heiz- und Warmwasserkosten verteilt in der Regel ein Messdienst nach der Heizkostenverordnung. Du übernimmst die Beträge je Mieter aus dessen Abrechnung, die Vorlage rechnet damit weiter.

Was passiert bei Leerstand?
Die Tage ohne Mieter werden dir als Vermieter zugerechnet. Die Datei zeigt je Kostenart, welcher Betrag bei dir bleibt.

Ich wohne selbst im Haus. Geht das?
Ja. Trag dich wie einen Mieter ein (z. B. „Eigennutzung“, Vorauszahlung 0). Dann wird dein Anteil genauso berechnet.

Ist die Abrechnung damit rechtlich geprüft?
Nein. Die Vorlage rechnet und gliedert, sie prüft aber nicht deinen Mietvertrag. Umlegen darfst du nur, was dort vereinbart ist. Bei Unsicherheit lass die Abrechnung fachlich prüfen, z. B. von Haus & Grund, einem Mieterverein oder einer Steuerberatung.

HINWEISE
• Digitales Produkt, es wird nichts verschickt.
• Die Vorlage ist eine Organisationshilfe für private Vermieter. Sie ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Stand 2026, alle Angaben ohne Gewähr.
• Die Vorlagen werden mit Unterstützung von KI-Werkzeugen entwickelt und vor dem Verkauf geprüft und getestet.

Fragen? Schreib mir über Etsy, ich helfe gern.